BAB 15. Siklus Manajemen SDM dan Penggajian

Siklus sumber daya manusia / penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut :

1. Merekrut dan memperkerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Sistem manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Kartu waktu yaitu sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai untuk setiap giliran kerja.

Lembar waktu adalah sebuah tampilan layar entri data yang digunakan oleh para profesional yang digaji untuk mencatat lamanya waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas untuk klien-klien tertentu.

Daftar penggajian adalah sebuah daftar data penggajian untuk setiap pegawai pada satu periode penggajian.

Daftar potongan adalah sebuah laporan yang mencantumkan potongan-potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Laporan pendapatan adalah sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan jumlah gaji bersih untuk periode terkini dan total year-to-date untuk setiap kategori.

Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian :

1. Total batch
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian
3. Akun kliring penggajian

Akun kliring penggajian yaitu sebuah akun buku besar umum yang digunakan untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya penggajian dan alokasi selanjutnya terhadap pusat biaya yang sesuai.

Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya, secara spesifiknya :

• Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek baru dibatasi.
• Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara periodik diperhitungkan.
• Kasir harus mendatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan dokumentasi yang layak.

Rencana manfaat fleksibel adalah sebuah rencana dimana tiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum dalam asuransi medis dan kontribusi pensiun, plus manfaat tambahan "kredit" yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu berlibur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

Biro jasa penggajian yaitu sebuah organisasi yang mengelola file induk penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk sebuah bayaran.

Organisasi pengusaha profesional yaitu sebuah organisasi yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia, seperti desain manfaat pegawai dan administrasi.

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena :

1. Mengurangi biaya
2. Jangkauan manfaat yang lebih luas
3. Pembebasan atas sumber daya komputer 

Fungsi-fungsi yang dijalankan untuk meminimalisir ancaman :

1. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhdap file induk penggajian untuk kegiatan-kegiatan, seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
2. Mencatat dan memverifikasi wakt kerja pegawai.
3. Menyiapkan cek pegawai.
4. Mendistribusikan cek gaji.
5. Merekonsiliasi rekening bank penggajian.