BAB. 2 Tinjauan Pemrosesan Transaksi Dan Sistem Entreprise Resource Planning

Pemrosesan Transaksi : Siklus Pengolahan Data

Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan yang disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data. Proses ini terdiri dari empat tahap, yaitu input data, penyimpanan data, pengolahan data, dan output informasi.

INPUT DATA

Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis :

1. Setiap aktivitas yang menarik
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.

Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka.

Dokumen turnaround adalah output perusahaan untuk pihak eksternal, yang sering kali menambahkan data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input.

Alat otomatisasi data sumber mengambil data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya.

PENYIMPANAN DATA

Buku besar. Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak subakun terpisah.

Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun kontrol. Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA.

Teknik pengodean. Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

1. Dengan kode urutan, item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua sistem. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numeric.
2. Dengan kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.
3. Dengan kode group, merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok.
4. Dengan kode mnemonik, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari diskripsi item dan biasanya mudah untuk dihafal.

Pedoman berikut untuk menghasilkan sistem pengodean yang lebih baik. Kode harus :

1. Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan pembuat kode menentukan sistem yang diinginkan output sebelum memilih kode.
2. Memungkinkan untuk penambahan.
3. Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan dan interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan.
4. Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antar divisi perusahaan.

      Bagan akun. Yang merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum. Angka-angka akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.

Jurnal. Entri jurnal menujukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit. Jurnal umumdigunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau tidak rutin seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. Kolom post ref menunjukkan kapan transaksi diposting ke buku besar yang sesuai.

Jejak audit. Yaitu jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal.

Konsep penyimpanan berbasis computer. Entitas adalah sesuatu mengenai yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut atau karakteristik khusus yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat. Komputer juga menyimpan data dalam field. Field ini berisi data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan. Setiap perpotongan baris dan kolom adalah field di dalam record, kontennya disebut nilai data.

File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk, seperti buku besar dalam SIA manual,menyimpan informasi kumulatif mengenai organisasi. File induk bersifat permanen, ada diseluruh periode fiscal. Namun, record file induk mungkin berubah setiap saat.

File transaksi berisi record transaksi bisnis yang terjadi selama waktu tertentu. Seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengandatabase.   

PENGOLAHAN DATA

Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD adalah :

1. Membuat record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.

Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, disebut sebagaipemrosesan batch. Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data menjadi terbaru dan akurat hanya beberapa waktu setelah pemrosesan.

Sebagian besar perusahaan memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, ini disebut sebagai pemrosesan online, real-time, karena pemrosesan ini menjadikan informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian akan meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna.

OUTPUT INFORMASI

Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk, yaitu dokumen, laporan, atau respons pertanyaan.

Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa, seperti cek dan faktur, dikirimkan kepada pihak eksternal. Laporan digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis. Database query (pertanyaan) digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau jawaban cepat.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Sistem enterprise resource planning mengatasi permasalahan-permasalahan ini pada saat sistem ini mengintegrasikan semua aspek dalam operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Modul ERP biasanya mencakup sebagai berikut :

1. Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan) - buku besar, piutang utang, aktiva tetap, dll.
2. Sumber daya manusia dan penggajian - sumber daya manusia, penggajian, pelatihan.
3. Memesan ke kas - entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,
4. Membeli untuk membayar - pembelian, penerimaan, dan inspeksi persediaan.
5. Manufaktur - perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku.
6. Manajemen proyek - penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya.
7. Manajemen hubungan pelanggan - penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan.
8. Alat sistem - alat untuk membuat data file induk, membuat perincian arus informasi, pengendalian akses.